Tổ chức Activation (sự kiện kích hoạt thương hiệu) là phương thức truyền thông đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn triển khai bởi nó có thể tác động ngay tức thì tới số đông người tiêu dùng một cách hiệu quả.

Tổ chức Activation là gì?

Activation là một dạng hoạt động marketing thương hiệu thường được tổ chức ở ngoài trời tại một vị trí cố định có đông người qua lại, ví dụ như công viên, phố đi bộ, trung tâm thương mại… để PR, quảng cáo cho sự kiện của thương hiệu nào đó (kỉ niệm sinh nhật, ra mắt sản phẩm mới, các dịp lễ quan trọng…).

Tổ chức Activation khác với tổ chức Event ở chỗ thời gian triển khai Activation có thể được kéo dài hơn đến vài ngày, còn Event thông thường chỉ được diễn ra trong một ngày.

Một chiến dịch Activation kích hoạt thương hiệu có thể được tổ chức với nhiều hình thức (tùy thuộc vào ngân sách, đại điểm, nội dung triển khai cũng như óc sáng tạo…) nên nó không bị bó buộc trong một khuôn khổ nào cả nhưng sẽ có các thành phấn chính như: Background, Standee, Sampling, Quầy trưng bày sản phẩm, Đội ngũ PG, PB, Mascot… Hoành tráng hơn thì doanh nghiệp có thể thuê cả MC, Dancer, KOL (người nổi tiếng)… đến tham dự để tăng cao mức độ lan truyền cho chiến dịch.

Mục đích tổ chức Activation

Có rất mục đích để doanh nghiệp triển khai một chiến dịch Activation kích hoạt thương hiệu, đó có thể là:

– Tổ chức Activation nhằm thu hút đông đảo khách hàng ghé đến cửa hàng, showroom của thương hiệu (thích hợp với những dịp khai trương, ra mắt sản phẩm mới)

– Quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ mới ra mắt: Giới thiệu hàng hóa mới đến tay khách hàng sớm nhất, phát Sampling (mẫu thử) để họ có cơ hội trải nghiệm về sản phẩm mới của doanh nghiệp. Tiến hành quá trình mua bán hàng hóa khuyến mại, tặng sản phẩm dùng thử… với khách hàng.

– Kỷ niệm các sự kiện đặc biệt trong năm để tri ân khách hàng, người tiêu dùng: Đó có thể là dịp Tết (Tết Dương, Tết Nguyên đán) cùng các ngày Lễ lớn trong năm như Quốc tế Phụ nữ 8/3, Ngày Giải phóng miền Nam – Thống nhất đất nước 30/4 – 1/5, Quốc tế thiếu nhi 1/6, Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, Lễ Giáng sinh 24/12…

Ưu điểm của tổ chức Activation

Tổ chức Activation cũng giống như tổ chức Sự kiện/Event hoặc Roadshow quảng cáo ngoài trời…, đó là nó có thể đem lại những hiệu ứng truyền thông ngay tức khắc, thu hút đông đảo người tiêu dùng chú ý đến. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện Activation có thời gian triển khai dài hơn Event khi mà nó có thể triển khai trong thời gian vài ngày nên số lượng người biết đến và tiếp cận với chương trình cũng có thể nhiều hơn.

quảng cáo booth activation

Trong quá trình thực hiện chiến dịch, doanh nghiệp và chúng tôi có thể lên ý tưởng tổ chức sự kiện sao cho thật sáng tạo và ấn tượng, giúp chiến dịch gây được tiếng vang lớn nhất cũng như thu hút được đông đảo người đến tham dự, ngoài việc quan sát thì họ còn có thể tham gia trực tiếp các hoạt động tương tác với người nổi tiếng, chơi trò chơi, sử dụng thử sản phẩm… dưới sự hướng dẫn của đội ngũ PG và PB để hiểu thêm về thương hiệu.

Không dừng lại ở đó, sự kiện cũng sẽ được truyền thông trước, trong và sau trên các phương tiện thông tin đại chúng, giúp nhiều người biết đến hơn.

Tổ chức Activation cần lưu ý những gì?

Dưới đây là một trong số lưu ý tổ chức sự kiện Activation dành cho doanh nghiệp:

Lên kế hoạch chuẩn bị kĩ càng

Để tổ chức một Activation thành công thì cần có quá trình chuẩn bị kĩ lưỡng từ việc lên kế hoạch cụ thể đến triển khai, trong đó kế hoạch tổ chức Activation bao gồm Agenda (kế hoạch chung, mục đích, mục tiêu, thời gian, địa điểm, concept…), Timeline, Checklist (các đầu mục công việc cần chuẩn bị), Hậu cần, Chi phí, Phát sinh… Kế hoạch cần lên chi tiết để đảm bảo không sót các hạng mục và sản xuất vật phẩm quảng cáo được diễn ra chu đáo nhất.

Ngoài ra, ý tưởng tổ chức sự kiện cũng cực kỳ quan trọng với các hoạt động Activation. Một ý tưởng độc đáo và sáng tạo sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được sự chú ý của người xem hơn.

Và cũng cân đối nguồn ngân sách quảng cáo phù hợp để khi tiến hành chiến dịch không bị bội chi.

Xác định địa điểm tổ chức

Cần tìm kiếm địa điểm ở trung tâm có không gian rộng, thoáng có sức chứa nhiều người, cho phép làm chương trình trong vài ngày như công viên, khu trung tâm thương mại… Đặc biệt các khu vực này cần phải có đông người qua lại thì mới có thể thu hút được đông đảo người xem tại thời điểm tổ chức. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phân tích rõ ràng rằng địa điểm tổ chức activation của mình sẽ tiếp cận tới đối tượng nào là chủ yếu.

Ví dụ: như tổ chức Activation tại siêu thị thì sẽ có thể tiếp cận được với khách hàng là các bà nội trợ, nhân viên văn phòng không có nhiều thời gian mua sắm nhu yếu phẩm, tổ chức Activation tại Trung tâm thương mại sẽ tiếp cận được với các đối tượng khách hàng trẻ, năng động và các khách hàng có thu nhập cao, tổ chức Activation tại công viên, phố đi bộ… sẽ giúp doanh nghiệp thu hút các đối tượng khách hàng trải dài nhiều phân khúc…

Xin giấy phép tổ chức Activation

Hiện nay tại Việt Nam các hoạt động tổ chức ngoài trời (trong đó có Event cũng như Activation) cần phải xin cấp phép triển khai. Vậy nên trước khi tổ chức sự kiện Activation cần xin giấy phép đầy đủ để tránh các trường hợp phát sinh phải dừng chương trình ngay giữa chừng.

Cơ quan có thẩm quyền quyết định cấp phép tổ chức Activation là Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch.

Cần chuẩn bị các loại giấy tờ cho hồ sơ xin giấy phép như:

– Công văn xin phép tổ chức

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức

– Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện

– Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (nếu là giới thiệu sản phẩm)

– Kịch bản chương trình

– Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm

Nếu có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:

– Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật

– Lời bài hát

– Nội dung phúc khảo

Chuẩn bị nhân sự cho Activation

Cần có người quản lí điều phối sự kiện, bao quát đội ngũ PG, PB và các nhân sự khác trong suốt quá trình tổ chức. PG, PB sẽ tư vấn, tương tác với người xem qua các hoạt động của chương trình để giúp họ hiểu rõ hơn về sản phẩm.

sự kiện activation của K+

Các công đoạn tổ chức cần được chuẩn bị kĩ càng

Lựa chọn đơn vị hợp tác uy tín, chuyên nghiệp

Hợp tác với một đơn vị quảng cáo uy tín, chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm trên thị trường: Thùy Trang Event & Media chuyên tổ chức các chương trình Activation cho các thương hiệu lớn nhỏ đạt hiệu quả cao, chúng tôi đã từng triển khai các chiến dịch lớn cho Vinmart, K+ thành công rực rỡ.

Tổ Chức Chạy Roadshow

Chạy roadshow là hình thức truyền thông hiệu quả, mang lại tiếng vang lớn. Hầu hết các nhãn hàng khi ra mắt sản phẩm mới đều áp dụng hình thức này đi kèm các chiến dịch khác như hội chợ, khánh thành… nhằm kích cầu thương mại. Thế nhưng để tổ chức được roadshow hoành tráng, như mong đợi lại không phải chuyện dễ dàng. Nó đòi hỏi cả một quá trình kỳ công từ khâu xây dựng ý tưởng, cấp phép cho đến chuẩn bị dụng cụ, nhân lực…

Chạy roadshow là gì?

Roadshow là hình thức quảng cáo mang tính lưu động. Đó có thể là một đoàn người mặc đồng phục theo hình thức chạy xe đạp, xe máy hay đồ lạ mặt như đoàn mascot, kết hợp cả xe máy, xe hơi…

Chạy roadshow là hình thức quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mới, khai trương, kích cầu tiêu thụ được áp dụng rộng tại các thành phố lớn. Những người tham gia (sau đây gọi là PG, PB) sẽ mặc đồng phục bắt mắt có hình ảnh thương hiệu và sử dụng phương tiện, dụng cụ được trang trí giống nhau nhằm mục tiêu quảng bá, tạo dấu ấn cho khu dân cư – Những khách hàng tiềm năng.

Kế hoạch chạy roadshow hiệu quả

Để xây dựng được chương trình chạy roadshow hiệu quả đòi hỏi một quá trình kỳ công:

Chọn tuyến đường, thời gian

Roadshow được tổ chức trên diện rộng, tại các tuyến đường lớn, đông người qua lại, khu tập trung nhiều người dân sinh sống nhằm mang lại hiệu quả tiếp thị tối ưu. Đoàn PG, PB sẽ diễu hành vào khung giờ cao điểm, lúc mời người tan tầm nhằm thu hút sự chú ý của đông đảo người dân, người qua đường. Thời điểm lý tưởng để tổ chức chương trình là 9 – 11 giờ sáng và 15 – 17 giờ chiều.

Tuy nhiên, vào khung giờ này cũng là lúc tan tầm, lượng phương tiện giao thông là rất lớn. Bởi vậy doanh nghiệp cần chú ý tránh làm tắc đường, loãng chương trình, mất sức các thành viên.

Thiết kế mẫu quảng cáo thương hiệu

Quảng bá và tiếp thị thương hiệu chính là mục đích chính của chạy roadshow. Do đó, khâu thiết kế mẫu quảng cáo cần được chú trọng hàng đầu. Phải làm sao nêu bật được các tính năng, đặc điểm ưu việt của sản phẩm, ấn tượng, độc đáo, kích thích được sự tò mò, quan tâm tìm hiểu nhưng cũng phải mang tính nhận diện cao.

Các vật dụng chạy roadshow

Chạy roadshow không chỉ đơn giản là việc một đoàn người di chuyển qua các tuyến đường, con phố. Doanh nghiệp cần phải trang bị cho nhân sự những vật dụng bổ trợ mang tính quảng cáo, tạo điểm nhấn và khéo léo khơi gợi về hình ảnh về sản phẩm, thương hiệu. Những vật dụng không thể thiếu của đoàn roadshow như biển quảng cáo, phương tiện di chuyển, tờ rơi, âm thanh, loa đài…

Đồng phục chạy roadshow

Đồng phục roadshow sẽ mang lại sự đồng bộ, tăng sự thu hút và nổi bật cho đoàn người. Điều này cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp, tạo dựng hình ảnh tốt hơn về doanh nghiệp, sản phẩm trong mắt người tiêu dùng.

Số lượng PG chạy roadshow

Doanh nghiệp nên tính toán kỹ lưỡng số lượng PG tham gia chương trình. Vừa đảm bảo tận dụng tối đa khả năng lôi kéo nhưng cũng không được thừa nhận sự, gây tốn kém chi phí. Thông thường, một nhóm roadshow sẽ khoảng 5-10 người. Bạn có thể chia thành nhiều nhóm chạy theo từng tuyến đường nhất định để mang lại hiệu quả quảng quá rộng cũng như tránh gây tắc nghẽn giao thông.

Những lưu ý khi tổ chức roadshow

Bên cạnh khâu lên ý tưởng, các công đoạn về thủ tục, phương tiện và người quản lý chương trình cũng cần được đảm bảo. Nếu bạn không muốn toàn bộ kế hoạch “tan thành bọt biển”, đừng bỏ qua những lưu ý sau đây:

Giấy phép, thủ tục tổ chức

Do tổ chức tại các khu vực công cộng nên doanh nghiệp bắt buộc phải xin giấy phép từ cơ quan chức năng có thẩm quyền. Bạn nên lên trực tiếp Sở văn hóa thông tin của tỉnh hoặc huyện, thị xã, nơi quản lý về vấn đề này để được hỗ trợ và hoàn thành thủ tục nhanh chóng.

Phương tiện chạy roadshow

Phương tiện phù hợp sử dụng trong các chương trình roadshow là xe đạp, xe máy. Nếu luxury hơn, bạn có thể kết hợp xe máy và ô tô mui trần. Chúng có thể dễ dàng điều chỉnh tốc độ, lôi kéo sự chú ý của người xem, giúp nắm được các thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền tải cũng như tiết kiệm sức lực cho đoàn PG.

Người giám sát xuyên suốt chương trình

Nếu bạn bỏ mặc đoàn PG tự chạy roadshow mà không có người giám sát sẽ rất dễ xảy ra tình trạng mất trật tự, khó lòng kiểm soát được chất lượng. Bởi vậy, cần có tối thiểu 1-2 người giám sát, tùy thuộc vào quy mô, số lượng PG nhằm chỉ dẫn, đảm bảo chương trình thực hiện đúng nội dung theo kế hoạch. Đồng thời có thể hỗ trợ nhân sự trong những tình huống cần thiết, khẩn cấp.

Những kịch bản chạy roadshow ấn tượng, nổi bật

Một bí quyết để làm roadshow đó chính là nhấn mạnh vào sự độc đáo, mới lạ và đẹp mắt. Chương trình càng độc, lạ thì càng thu hút, kích thích sự tò mò, quan tâm của người đi đường. Đồng thời tận dụng các công cụ online, quảng cáo trên facebook, mạng xã hội bằng các đoạn video, clip viral để tăng view, tương tác, mang lại độ phủ sóng rộng hơn.

Theo kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức roadshow, ADV Solutions nhận thấy phần lớn các chương trình tại Việt Nam đều chia thành 2 dạng:

Roadshow náo động tại chỗ

Đây là hình thức không sử dụng phương tiện giao thông, hay còn gọi là roadshow đi bộ. Sẽ có một nhóm người mặc đồng phục đứng tại địa điểm cố định để giới thiệu, quảng quá về sản phẩm. Họ cũng có thể di chuyển xung quanh, trong bán kính ngắn nhưng không quá xa.

Roadshow náo động thường đi kèm với mascot, vật phẩm sáng tạo, kết hợp phát tờ rơi, dùng thử sản phẩm, tặng quà, tổ chức gameshow… Về cơ bản, nó khá giống với  hình thức human billboard. Tất cả nhằm mục tiêu thu hút sự chú ý của người đi đường, dân cư sinh sống quanh khu vực. Đây được xem là phương án quảng cáo ít tốn kém bởi doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản tiền cho việc thuê xe.

Roadshow lưu động

Roadshow lưu động chính là hình thức quảng cáo sử dụng phương tiện hỗ trợ như xe đạp, xe máy, ô tô. Chúng sẽ được trang trí, dán decal, biển quảng cáo giới thiệu về sản phẩm, nhãn hàng… Tùy vào từng loại phương tiện sử dụng, số lượng mà chi phí cho mỗi chiến dịch có thể dao động từ 100 triệu đồng trở lên.

  • Roadshow xe đạp: Chi phí rẻ, nhưng có thể gây cản trở giao thông vào giờ cao điểm.
  • Roadshow xe máy: Tiết kiệm sức cho nhân lực, mang lại tính thẩm mỹ cao.
  • Roadshow xe ô tô: Có thể kèm PG hoặc không. Thường được dùng cho các chiến dịch trong thời gian ngắn, mang tính chủ lực như giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới…

Dịch vụ roadshow trọn gói tại Thùy Trang Event – Media

Để tổ chức được một chiến dịch chạy roadshow hiệu quả, mang lại tiếng vang lớn là cả một quá trình cần đầu tư nghiên cứu, lên kế hoạch cho đến khâu tuyển chọn nhân sự… Nhưng hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều không có kinh nghiệm trong việc này. Do đó, bạn cần đến sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên nghiệp như Thùy Trang Event – Media

Lên kế hoạch, kịch bản chạy roadshow

Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ thảo luận, bàn bạc với khách hàng để xác định mục tiêu, định hướng chiến lược cho toàn bộ chiến dịch. Từ đó, chúng tôi sẽ:

  • Lên ý tưởng, xây dựng nội dung quảng cáo. đảm bảo các yếu tố độc đáo, ấn tượng, sáng tạo và nếu bật lên được đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ.
  • Lên kế hoạch chương trình toàn diện.
  • Thiết kế phân chia quỹ thời gian.
  • Lên kế hoạch về các dụng cụ, công cụ, phương tiện hỗ trợ cho chiến dịch.
  • Chuẩn bị phương hướng giải quyết linh hoạt trong các tình huống, sự cố bất ngờ.

Cung cấp nhân lực: PG, PB

Thùy Trang Event – Media có sẵn đội ngũ PG, PB đều là các bạn trẻ có ngoại hình tốt, đồng đều. Tất cả đã trải qua các lớp đào tạo cơ bản về kỹ năng cần có của PG, PB, chịu khó, luôn tươi cười, có tính thần trách nhiệm cao, phong cách làm việc chuyên nghiệp, quy củ.

Trước khi bắt đầu chiến dịch, chúng tôi sẽ tổ chức một buổi giới thiệu sản phẩm. Giúp nhân lực hiểu hơn về dòng sản phẩm, thương hiệu quảng bá cũng như quy định các nguyên tắc trong quá trình làm việc, nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng đề ra.

Xin giấy phép

Rất nhiều doanh nghiệp sau khi lên chương trình roadshow mới nhận ra chưa xin giấy phép của sở ban ngành. Để tránh tình trạng chiến dịch bị hủy bỏ trong phút chót, Thùy Trang Event – Media sẽ hỗ trợ khách hàng trong khâu làm thủ tục, xin giấy phép quảng cáo tại Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực, chúng tôi sẽ đảm bảo quy trình được thực nhanh chóng. Đảm bảo kế hoạch chạy roadshow diễn ra thuận lợi, đúng kế hoạch.

Cho thuê xe đạp

Thùy Trang Event – Media cung cấp, nhận cho thuê xe đạp đồng bộ với giá tốt. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí không hề nhỏ.

Dán decal, trang trí, sản phẩm QC

Với lợi thế là đơn vị cung cấp dịch vụ in ấn, quảng cáo, toàn bộ khâu in băng rôn, decal, biển hiệu… sẽ được Thùy Trang Event – Media hỗ trợ. Mọi công đoạn trang trí, dán decal vào sẽ hay thiết kế trang phục đồng bộ sẽ được chúng tôi cung cấp trọn gói. Mang lại sự quy mô, tính chuyên nghiệp hơn cho chương trình.

Cho đến nay Thùy Trang Event – Media đã hợp tác tổ chức chạy roadshow cho nhiều nhãn hàng, thương hiệu lớn tại Hà Nội, Thái Bình… Và các tỉnh lân cận. Với đội ngũ nhân viên trẻ trung, sáng tạo, chúng tôi không ngừng mang đến nhiều ý tưởng độc đáo, sáng tạo, góp phần mang lại hiệu quả thu hút, phủ sóng hơn về chiến dịch của đơn vị. Đến với Thùy Trang Event – Media, quý khách sẽ được hỗ trợ trọn gói, từ A đến Z và trải nghiệm chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả.

Thùy Trang Event & Media luôn đi theo kim chỉ nam hướng đến sự hài lòng tuyệt đối của Khách Hàng. Lấy cái tâm với nghề và tinh thần trách nhiệm làm gốc. Bên cạnh đó, chúng tôi không ngừng tìm kiếm nguồn nhân lực giàu kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn cũng như đầy nhiệt huyết, và tính sáng tạo trong công việc, để mang lại hiệu quả tối đa cho từng chương trình sự kiện của quý khách. Bởi thành công của Khách Hàng chính là giá trị cốt lõi mà Thùy Trang Event & Media luôn theo đuổi.
 
Thùy Trang Event & Media cam kết đem đến cho quý khách những chất lượng dịch vụ hoàn hảo nhất với giá cả trọn gói tối ưu nhất thị trường. Các sự kiện được Thùy Trang Event & Media xây dựng đều phải mang lại hiệu quả thiết thực về mặt kinh tế cũng như giá trị thông điệp mà doanh nghiệp hướng đến.
 
Cảm ơn Quý Khách Hàng đã đến với Thùy Trang Event & Media!
 
Liên hệ ngay với Thùy Trang Event & Media để nhận báo giá tốt nhất thị trường nhé!