Tổ chức lễ khởi công trọn gói: tư vấn, hướng dẫn từ A đến Z

Tổ chức lễ khởi công là một nghi thức rất quan trọng không thể thiếu đối với bất kì công trình xây dựng nào. Đầu xuôi đuôi lọt là câu ca dao tục ngữ quan niệm về sự khởi đầu của Việt Nam. Chính vì vậy, lễ khởi công hoàn hảo, thành công luôn mang lại sự may mắn, thịnh vượng, phát tài và phát lộc cho doanh nghiệp.

Để tổ chức lễ khởi công diễn ra thuận lợi, thành công và mang lại được nhiều giá trị lợi ích cho doanh nghiệp thì chúng ta phải nắm rõ được ý nghĩa của sự kiện và các quy trình để tổ chức sự kiện.

1. Lễ khởi công là gì ?

Lễ khởi công tiếng anh còn gọi là Groundbreaking Ceremony là một buổi lễ để bắt đầu một công trình xây dựng nào đó. Trên thực tế, rất nhiều người thường nhầm lẫn lễ khởi công và lễ động thổ là một do hai sự kiện đều có nhiều nét tương đồng trong quy trình thực hiện. Tuy nhiên, đây lại là hai buổi lễ hoàn toàn khác nhau. Do vậy, chúng ta cần phải nắm rõ mục đích và ý nghĩa của buổi lễ để sự kiện diễn ra thuận lợi.

Từ thời xa xưa, người Việt Nam ta đã bị ảnh hưởng rất lớn bởi văn hóa Trung Quốc với quan niệm khi hành sự bất kể lớn nhỏ đều sẽ ảnh hưởng tới ngự trị trên vùng đất ấy là thần Thổ địa – Thổ công. Chính vì vậy lễ khởi công được sinh ra để đảm bảo yếu tổ tâm linh được coi trọng hàng đầu, với mục đích xin phép vị thần cai quản và cầu cho những người sinh sống và làm ăn trên mảnh đất đó gặp nhiều may mắn và thuận lợi.

Ngoài yếu tố tâm linh, lễ khởi công còn mang ý nghĩa là bước đệm truyền thông, xây dựng hình ảnh cho công trình và doanh nghiệp tiếp cận các khách hàng tiềm năng. Tổ chức lễ khởi công bài bản thể hiện sự chuyên nghiệp và nâng tầm quy mô của doanh nghiệp.

2. Tầm quan trọng của lễ khởi công

Lễ khởi công mang nhiều ý nghĩa tích cực về mặt tâm linh lẫn truyền thông thực tế. Do vậy việc tổ chức lễ khởi công cho một dự án, công trình của bất kì doanh nghiệp nào cũng đều rất quan trọng và phải được chuẩn bị kĩ lưỡng, tránh những sai sót không đáng có.

3. Các yếu tố quan trọng cần lưu ý trước khi tiến hành lễ khởi công

Để tổ chức một buổi lễ khởi công thành công và mang lại hiệu quả truyền thông cho doanh nghiệp thì chúng ta phải lên một kế hoạch cụ thể và tính toán các yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự kiện để tránh những sai sót, rủi ro xảy ra.

Thiên thời địa lợi nhân hòa là những yếu tố quan trọng cần phải tính đến. Ngoài ra, chúng ta cũng cần phải lưu ý về yếu tố thời tiết, mâm cúng, thiết bị và các yếu tố liên quan đến luật pháp, giấy phép tổ chức.

  • Giấy phép xây dựng, tổ chức

Để đảm bảo buổi lễ khởi công diễn ra đúng quy định của luật pháp, trước tiên chúng ta phải tiến hành kiểm tra điều kiện khởi công, chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ pháp lý cần thiết và liên hệ với các cơ quan chức năng để xin giấy phép, đảm bảo công trình được xây dựng và tránh những rắc rối liên quan đến luật pháp.

  • Thời gian

Vì lễ khởi công mang ý nghĩa tâm linh, liên quan đến Thổ công – Thổ địa do vậy, việc xem ngày giờ để tiến hành lễ khởi công là điều cần thiết và phải được chọn kĩ lưỡng.

Thông thường, chúng ta có thể tự xem và chọn ngày dựa vào tuổi của chủ doanh nghiệp hoặc nhờ đến các chuyên gia phong thủy để lựa chọn ngày tốt và tránh được những ngày xấu.

  • Địa điểm

Thường lễ khởi công sẽ được diễn ra ngay tại địa điểm khu vực mà công trình hay dự án muốn tiến hành xây dựng.

  • Thời tiết

Các lễ khởi công thường được tổ chức ngoài trời do vậy thời tiết thất thường, nắng  hoặc mưa to cũng ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức. Việc chuẩn bị nhà bạt, giàn không gian là yếu tố bắt buộc trong lễ khởi công xây dựng, động thổ dự án để tránh sự cố không đáng có do thời thiết gây nên.

  • Thiết bị

Buổi lễ diễn ra thành công hay không một phần nhờ vào sự hỗ trợ của các máy móc, thiết bị chuyên dụng. Do vậy, việc chuẩn bị kĩ càng, kiểm tra, lắp đặt các máy móc, thiết bị trước sự kiện giúp buổi lễ diễn ra suôn sẻ hơn.

  • Mâm cúng

Ở mỗi buổi lễ khởi công cúng thần Thổ công – Thổ địa thì không thể thiếu mâm cúng. Chuẩn bị mâm cúng đầy đủ thể hiện sự thành tâm của chủ đầu tư trước buổi lễ. Một mâm cúng đầy đủ, thịnh soạn sẽ đem đến may mắn và lộc tài. Ngoài ra để việc cúng bái bài bản hơn chúng ta có thể chuẩn bị sẵn văn tế cúng thổ công.

Kế hoạch tổ chức lễ khởi công

Một chương trình chất lượng, thành công luôn đòi hỏi sự hoàn hảo từ rất nhiều yếu tố. Do vậy, nếu bạn là người trực tiếp quản lý và điều hành sự kiện thì bạn phải nắm rõ được hết các công việc cần làm trong lễ khởi công và đưa ra kế hoạch, danh sách công việc cụ thể để phân chia nhiệm vụ và tính toán ngân sách hợp lí.

Thông thường, tổ chức lễ khởi công cần chuẩn bị các công việc sau:

  • Lên danh sách khách mời, đại biểu tham dự
  • Khảo sát địa điểm, dọn dẹp vệ sinh mặt bằng, khu vực tổ chức lễ khởi công
  • Thiết kế, in ấn các hạng mục bao gồm: Sân khấu, backdrop, bandroll, thiệp mời …
  • Chuẩn bị các thiết bị, vật tư cần thiết cho buổi lễ
  • Lên kịch bản chi tiết chương trình
  • Bố trí trang trí, thi công sân khấu trước ngày diễn ra sự kiện
  • Kiểm tra, tổng duyệt kế hoạch tổ chức

Tiến hành thực hiện triển khai kế hoạch

1. Lên danh sách khách mời, đại biểu tham dự

Khách mời, đại biểu tham dự luôn là yếu tố quan trọng trong mỗi sự kiện. Việc lựa chọn khách mời phù hợp, quan trọng sẽ giúp nâng cao hiệu quả của buổi lễ khởi công.

Chuẩn bị thiệp mời và các công việc tiếp đón khách mời tham dự một cách chu đáo nhất giúp thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách mời.

2. Khảo sát địa điểm – dọn dẹp vệ sinh

Khảo sát địa điểm, mặt bằng khu vực tổ chức lễ khởi công. Lựa chọn khu vực phù hợp để dựng sân khấu chính và các khu vực phụ liên quan như: bãi gửi xe cho khách mời, nhà vệ sinh lưu động, phòng chờ cho khách VIP …

Tiến hành đo đạc để phục vụ cho việc thiết kế và dựng sân khấu.

Dọn dẹp tổng vệ sinh khu vực tổ chức lễ nhằm đảm bảo vệ sinh để buổi lễ diễn ra thuận lợi.

3. Thiết kế , in ấn

Triển khai kế hoạch thiết kế in ấn các hạng mục cần dùng cho buổi lễ khởi công bao gồm thiết kế sân khấu, backdrop, bandroll, standee, thiệp mời, cổng chào…

Việc thiệt kế cũng cần được trú trọng và thực hiện tỉ mỉ. Thiết kế đẹp mang tính thẩm mỹ sẽ tạo ấn tượng tốt, thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo điểm nhấn, góp phần xây dựng hình ảnh truyền thông cho doanh nghiệp.

4. Chuẩn bị trang thiết bị sử dụng trong lễ khởi công

Chuẩn bị cho lễ khởi công cần sử dụng các thiết bị sau đây:

  • Hệ thống nhà giàn không gian, phông bạt…
  • Hệ thống âm thanh,ánh sáng, màn hình led ( tùy vào quy mô của sự kiện)
  • Bàn, ghế cho các khách mời tham dự và bàn lễ tân đón khách
  • Thảm đỏ, cột barie, bóng bay, hoa tươi, pháo điện, pháo giấy… phục vụ cho việc trang trí trong sự kiện
  • Các dụng cụ cần thiết khi làm lễ khởi công: Găng tay, hộc xúc khởi công, xẻng, mũ bảo hộ, khay đựng…
  • Trà, nước cho các khách mời đại biểu tham dự
  • Mâm cúng và văn tế cúng
  • Lân sư rồng biểu diễn

5. Lên kịch bản chương trình

Trước khi bắt đầu tổ chức thì chúng ta cần tiến hành cúng lễ trước. Mâm lễ được bày trước khu vực dự định sẽ thi công. Sau đó tiến hành nghi thức cúng vái và chủ doanh nghiệp tự tay cầm cuốc cuốc vài nhát lên phần đất để mở màn tượng trưng.

Sau khi nghi thức cúng lễ hoàn thành, chúng ta sẽ bắt đầu đi đến việc tổ chức lễ khởi công theo kịch bản cùng với sự tham gia của các khách mời.

Kịch bản buổi lễ khởi công gồm 3 phần chính:

  1. Phần Opening
  • Đón khách và ổn định chỗ ngồi trước khi bắt đầu chương trình:
  • Văn nghệ mở màn
  • MC thông báo lý do, giới thiệu các khách mời đại biểu tham dự

2. Phần nghi lễ

  • Đại diện chủ doanh nghiệp, chủ đầu tư phát biểu, tuyên bố chính thức khởi công xây dựng dự án
  • Múa lân sư rồng: Báo hỉ, mang lại điều may mắn
  • Thực hiện nghi thức động thổ

3. Phần hội

  • Lân du hành vòng quanh khu vực khởi công
  • Văn nghệ biểu diễn
  • MC thông báo kết thúc lễ khởi công

6. Thi công trang trí sự kiện

Tổ chức sự kiện quy mô lớn hay nhỏ thì vẫn cần lên kế hoạch trang trí, setup một cách cẩn thận, chuẩn bị chu đáo từ bên ngoài lẫn bên trong khu vực tổ chức.

  • Khu vực cổng vào, lối vào sự kiện: Dựng cổng chào và treo bandroll,cờ, phướn dọc lối đi dẫn vào sự kiện. Trải thảm đỏ dọc lối đi và đặt cột barie hai bên tạo cảm giác trang trọng, lịch sự.
  • Khu vực sân khấu: Dựng bục tam cấp lên xuống trải thảm đỏ, khung backdrop sân khấu chính, phía dưới sân khấu là bục xúc cát để chuẩn bị cho nghi lễ khởi công. Lắp đặt hệ thống pháo điện báo giấy trước sân khấu,…
  • Layout khán phòng: Setup bàn ghế và đồ uống cho khách mời. tại bàn VIP đặt thêm lẵng hoa trang trí và bảng tên đại biểu.
  • Khu vực lễ tân đón khách: Bàn lễ tân, bàn tiệc teabreak ( nếu có)…

7. Kiểm tra, tổng duyệt trước sự kiện

Việc kiểm tra, tổng duyệt trước sự kiện là công việc không thể thiếu trong bất kì các sự kiện lớn nhỏ nhằm đảm bảo quá trình chuẩn bị và thực hiện lễ khởi công có hiệu quả, diễn ra suôn sẻ và mang lại thành công cho doanh nghiệp.

Để tránh những rủi ro không đáng có, bạn cần phải tính toán, kiểm tra thật kĩ các hạng mục và có những phương án dự phòng, chủ động trong mọi tình huống để buổi lễ diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.

Tất cả các công đoạn để tổ chức lễ khởi công phải luôn đảm bảo thực hiện đúng và đầy đủ các bước. Để tổ chức một buổi lễ hoàn hảo, và việc thực hiện dễ dàng hơn, các chủ doanh nghiệp chủ đầu tư có thể tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cùng kinh nghiệm nhiều năm trong việc thực hiện, tổ chức các sự kiện lớn nhỏ, Thùy Trang Event &Media sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm độc đáo và mới mẻ, đảm bảo mang lại một buổi lễ được tổ chức bài bản, quy mô. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí hơn.